Når en frivilliggruppe skal rejse penge til sine aktiviteter, er det derfor en god ide at have en plan for, hvordan man vil gøre det, hvem der har ansvaret for at det bliver gjort, og hvordan man følger.

Hvorfor planlægning?
Planlægning gør frivilliggruppen/foreningen mere fleksibel.
Planlægning hjælper os med at foregribe begivenhedernes gang snarere end at reagere, når det er for sent. Svære økonomiske situationer er nemmere at håndtere, når man er proaktiv. Planlægning kan gøre frivilliggruppen i stand til at styre sin egen økonomiske udvikling.

Planlægning får frivilliggruppen til at fokusere
Planlægning er med til at binde en frivilliggruppe sammen. Planlægning giver klarhed over formålet med gruppens aktiviteter. Det styrker også sammenholdet blandt frivillige, når man ved, hvilken retning man arbejder mod. 

Planlægning signalerer økonomisk bæredygtighed
Planlægning giver donorer og andre indtryk af, at frivilliggruppen har gennemtænkt sine aktiviteter og har styr på finansiering af disse. Planlægning signalerer økonomisk bæredygtighed og høj kvalitet. Enhver donor vil være mere tilbøjelig til at støtte den gruppe, der har planlagt sine aktiviteter.  

Hvordan planlægning?
Når man skal lave en fundraisingplan, skal det ske i samspil med den strategiske planlægning for frivilliggruppen, dvs. at man ved, hvor man gerne vil bevæge gruppen hen i fremtiden. Man skal derfor spørge sig selv, hvilke aktiviteter man gerne have, og dernæst hvordan man sikrer finansiering af dem. Man bør derfor som det første overveje følgende:

Hvilke aktiviteter har vi nu?
Hvilke aktiviteter vil vi gerne have i fremtiden?
Hvordan er de eksisterende aktiviteter finansieret på nuværende tidspunkt?
Hvilke finansieringskilder kan vi regne med/ikke regne med?
Er der andre relevante finansieringskilder?
Tip!  Når disse spørgsmål diskuteres og besvares, er det vigtigt, at hele koordinationsgruppen deltager.

Trin 1
Lav en liste over nuværende aktiviteter
Opstil et budget over de nuværende aktiviteters finansiering f.eks. hvor mange penge kommer fra de kommunale §18-midler til lektiehjælpsaktiviteten.
Lav en liste over mulige finansieringskilder til disse aktiviteter

Trin 2
Lav en liste over fremtidige aktiviteter, som I ønsker, at frivilliggruppen skal arbejde med
Lav en liste over mulige finansieringskilder til disse nye aktiviteter

Trin 3
Lav en samlet liste over nuværende og fremtidige aktiviteter
Lav en samlet liste over udgifter til disse aktiviteter
Lav en samlet liste over mulige indtægter i fremtiden til disse aktiviteter

Tip!  Gør aktiviteterne til projekter med en startdato og en slutdato. Så er det nemmere at planlægge og evaluere aktiviteten.

Når jeres behov for finansiering er klarlagt, skal der udpeges en person eller to med ansvar for at lave en beskrivelse af foreningens aktiviteter, formålet med aktiviteterne (projekterne) og finansiering.

Formålsbeskrivelsen skal bruges til at afsøge finansieringsmuligheder, herunder private fonde og offentlige puljer.

Gode råd til planlægning
Udarbejd en kalender over fundraisingaktiviteter dvs. hvornår ansøgningen skal laves, sendes og følges op på. Lav den, så den f.eks. gælder 1-2 år.

• Skriv de tidspunkter, hvor der er ansøgningsfrist til de enkelte puljer og fonde.
• Skriv andre fundraisingaktiviteter som f.eks. loppemarked, koncert.
• Skriv møder for hvornår hele koordinationsgruppen skal drøfte fundraising

Lav et arkiv over de puljer, fonde og andre steder (f.eks. sponsorstøtte fra banker), I søger midler hos. Det kan være et Excel-ark, der beskriver fundraisingaktiviteter, og som let kan sendes til hele koordinationsgruppen.

Skriv hvilken respons I får på jeres ansøgninger

Lær af erfaringerne, både succes og fiasko har værdi for læringen

Modtager I støtte, skal I notere, hvordan I har fulgt op med takkebrev eller andet over for donor.

Tip!  Når man skal rekruttere frivillige, kan det være en god idé at søge specifikt efter frivillige, der ønsker at lave fundraising, enten frivillige med forstand på emnet eller frivillige, der ønsker at lære mere om det. Fundraising er en god og konkret opgave for en ny frivillig.