PERSONDATAPOLITIK FOR DANSK FLYGTNINGEHJÆLP

1 Generelt

1.1 Denne Persondatapolitik (”Politikken”) er gældende for samtlige de oplysninger, som du giver til os, og/eller som vi indsamler om dig, enten som led i et medlems-/kunde- eller bidragyderforhold eller som bruger af vores tjenester, herunder ved færden på vores hjemmeside. Her kan du læse om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne Politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i Politikken, som du har spørgsmål til eller ikke kan acceptere. På denne side vil du til enhver tid kunne finde den gældende version af Politikken.

2 Dataansvarlig

2.1 Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:

Dansk Flygtningehjælp

Borgergade 10, 3. sal

1300 København K

Tlf.: +45 3373 5000

drc@drc.ngo

CVR nr.: 20699310

(Herefter ”Organisationen”)

2.2 Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med Behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil kommer den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober 2017.

2.3 Alle spørgsmål vedrørende nærværende Politik, behandlingen af dine oplysninger samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til Nadine Coogan, GDPR Projektleder i Dansk Flygtningehjælp.

3 Definitioner

3.1 Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:

  • Personoplysninger
    Enhver for form information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.

  • Dataansvarlig
    Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der alene eller sammen med andre afgør til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages Behandling af Personoplysninger.

  • Databehandler
    Den fysiske eller juridiske person, offentlige myndighed, institution eller et andet organ, der behandler Personoplysninger på den Dataansvarliges vegne.

  • Behandling
    Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som involverer brug af Personoplysninger, fx indsamling, registrering, systematisering, ændring af, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for Organisationen.

  • Særlige Kategorier af Personoplysninger
    Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt biometriske data behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person (følsomme oplysninger).

  • Persondataforordningen
    Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering.

  • Databeskyttelsesloven
    Den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (databeskyttelsesloven) fremsat den 25. oktober 2017. 

4 Formål med Behandlingen af dine Personoplysninger

4.1 Afhængig af om du er medlem, kunde, frivillig ved vores landsindsamling eller bidragyder hos os, eller måske blot bruger af vores hjemmeside, er vi forpligtede til at behandle dine Personoplysninger i et sådant omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til de forpligtelser, vi har som Dansk Flygtningehjælp. Dette gælder både ved håndtering af dine eventuelle bidrag - medmindre du vælger at bidrage anonymt - dine eventuelle køb af ydelser eller varer hos os, når vi skal administrere dine eventuelle abonnementer, og/eller medlemskaber hos os. Det kan også være som Landsindsamler eller ved din brug af vores webshop, vores kundeservice og/eller i forbindelse med vores markedsføring over for dig. Det kan ligeledes være, hvis du ansøger om job gennem vores rekrutteringssystem eller er i et eksisterende ansættelsesforhold. Alle steder, hvor vi indsamler personoplysninger om dig, orienterer vi om formålet med behandling af dine personoplysninger. 

5 De personoplysninger, som vi behandler om dig

5.1 Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:

5.1.1 Når du er medlem, kunde eller bidragyder hos os, indsamler vi følgende almindelige Personoplysninger fra dig: Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, registrerings- og kontonummer. Afhængig af dit forhold til os, indsamler vi oplysninger om dit CPR-nr., eksempelvis hvis du skal have fradrag for eventuelle bidrag, eller såfremt vi har en indberetningspligt.

5.1.2 Når du besøger vores hjemmeside og bidrager til vores arbejde, indsamler vi også din IP-adresse.

5.1.3 Vi indsamler som udgangspunkt ingen Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig, men i tilfælde, hvor vi har behov for det, eks. I forbindelse med ansættelse, kan vi spørge til oplysninger om fagforeningsforhold ifm. Lønforhandling. 

5.1.4 Vi indhenter følgende almindelige personoplysninger med det formål at hverve nye medlemmer til Dansk Flygtningehjælp; Navn, adresse, postnummer, by og telefonnummer. 

5.2 Disse Personoplysninger indsamler vi fra andre om dig:

5.2.1 I nogle tilfælde er det nødvendigt for os at indsamle Personoplysninger om dig fra andre. Det kan eksempelvis være personoplysninger fra tidligere arbejdsgivere ifm. referencetagning.

6 Cookies

På vores hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til bl.a. webstatistik, hvor vi kan se hvor mange der besøger vores website, og hvad deres adfærd er på sitet. Derudover bruger vi det til måling af annoncer på andre sites på baggrund af besøg på vores site (Google Remarketing). En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller din mobile enhed. Cookies er ensbetydende med, at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke information om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere dig, når du modtager en cookie, så du altid har mulighed for at tage stilling til, om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det, vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke Personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit bruger-id eller andre personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af nærværende Politik. Du kan læse vores cookiedeklaration her

På vores site indsamling.flygtning.dk (Landsindsamlingen) gøres der brug af ”cookies” til at styre login samt til at indsamle webstatistik.

7 Sådan behandler vi dine Personoplysninger

7.1 Helt konkret bruger vi dine Personoplysninger til flere forskellige formål afhængig af, om du er medlem, kunde, jobansøger, landsindsamler eller bidragyder hos os, eller om du blot er bruger af vores hjemmeside.

7.1.1 Er du medlem hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:

  • kunne administrere dit medlemsforhold
  • kunne sende dig nødvendig information om dit medlemskab
  • kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov

7.1.2 Er du kunde hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:

  • stille funktionaliteter på vores hjemmeside, herunder i vores webshop, til rådighed for dig
  • fremsende ordrebekræftelser til dig
  • svare på dine eventuelle spørgsmål og efterkomme dine anmodninger
  • kunne udføre dine ordrer
  • kunne håndtere administration af kundeforholdet til dig
  • kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov

7.1.3 Er du bidragyder hos, os anvender vi dine Personoplysninger til at:

  • kunne administrere din/dine indbetalinger
  • kunne sende dig nødvendig information om dit/dine bidrag
  • kunne indberette dit bidrag til SKAT, så dit bidrag vil fremgå af din selvangivelse
  • kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov

7.1.4 Er du jobansøger hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

  • kunne foretage en kvalificeret bedømmelse af dig
  • kunne kontakte dig
  • kunne tage reference, hvis nødvendigt

7.1.5 Er du frivillig eller deltager i et event hos os, anvender vi dine personoplysninger til at:

  • kunne administrere din tilknytning til en event
  • kunne sende kvittering for din tilmelding til et event
  • kunne sende materiale til dig i forbindelse med eventet

7.1.6 Er du alene bruger af vores hjemmeside, anvender vi dine Personoplysninger til at:

  • kunne stille funktionaliteterne på vores hjemmeside til rådighed for dig
  • udarbejde statistik om din færden på vores hjemmeside
  • optimere vores hjemmesides indretning

8 Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig (behandlingsgrundlag)? 

8.1 Når du bliver medlem hos os, giver et bidrag til os, køber en vare i vores online gaveshop eller indgår anden form for aftale med os, så behandler vi dine almindelige Personoplysninger til netop det pågældende formål. Vi kan også behandle dine almindelige Personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for Behandling af dine Personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), idet Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os. 

8.2 Vi har også mulighed for at behandle dine almindelige Personoplysninger fordi, vi har en legitim interesse i at behandle oplysningerne om dig, jf. Persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige Personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.

8.3 Vi har en legitim interesse i at behandle dine Personoplysninger (dit navn og din e-mail adresse) til brug for markedsføringsformål. Vores legitime interesse består således i at kende til dine præferencer, så vi bedre kan tilpasse vores tilbud til dig og i sidste ende tilbyde produkter og  tjenesteydelser, der bedre opfylder dine behov og ønsker. Vi overholder naturligvis også markedsføringslovens regler. Det er ligeledes med henvisning til denne bestemmelse, at vi udarbejder diverse statistikker over antallet af medlemmer, køb, bidrag, brug af hjemmesiden, m.v. 

8.4 I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle Personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes være i forbindelse med indberetninger til SKAT (6.1 c.), så du kan få fradrag for dit bidrag til os. Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr., jf. skattekontrolloven, og det er derfor grundlaget for vores Behandling af oplysninger om dit CPR-nr. 

8.5 Vi har som velgørende organisation, jf. ligningslovens § 8 A, lov til at henvende os til personer med det formål at indgå aftale om medlemskab af vores organisation, jf. Indsamlingsloven kap. 1, stk. 2. § 8 og § 11, stk. 3. 

8.6 Er du ikke kunde, medlem eller bidragyder hos os, men fx blot bruger af vores hjemmeside, har vi – i begrænset omfang - brug for at kunne administrere de oplysninger, som du selv afgiver til brug for fx cookie-håndtering. Læs mere i vores cookiedeklaration. Vi kan i nogle tilfælde registrere, hvilke IP-adresser, der har besøgt vores hjemmeside. En IP-adresse kan være en Personoplysning, og såfremt vi behandler din IP-adresse, så vil det ske på samme grundlag som beskrevet ovenfor under pkt. 8.2.

9 Deling af dine Personoplysninger

9.1 Vi kan dele dine Personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som bistår os fx med udførelsen af din ordre, eller som bistår os med vores IT-drift, hosting, mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores serviceleverandører, vores tekniske support, rekrutteringspartnere og NETS. 

9.2 Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger med vores koncernforbundne selskaber/organisationer i det omfang, at dette er lovligt. Dette sker inden for rammerne af Dansk Flygtningehjælp-samarbejdet.  

9.3 I tillæg til ovenstående deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.

10 Opbevaring og sletning af dine Personoplysninger

10.1 Vi opbevarer dine Personoplysninger efter nedenstående regler:

10.2 Er du medlem eller bidragsyder hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger i den tid, du er tilknyttet vores organisation, og op til 5 år efter indeværende år fra din sidste donation i henhold til bogføringsloven. Personoplysninger om bank, reg. nr. og kontonummer bliver slettet 13 mdr. efter, at din betalingsserviceaftale er opsagt med NETS, jf. betalingstjenesteloven af 2009, der kræver at Dansk Flygtningehjælp skal kunne dokumentere, at der er indgået en aftale op til 13 mdr. efter aftaleforholdets ophør. 

10.3 Er du jobansøger hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til 6 måneder fra din seneste ansøgningsdato.  

10.4 Er du frivillig i forbindelse med indsamlinger opbevarer vi dine oplysninger i op til 3 år efter indsamlingen med henblik på at hverve dig igen til deltagelse i indsamlingen. 

10.5 Har du medvirket ved en underskriftsindsamling, opbevarer vi dine data i op til ét år fra underskrivelsen.

10.6 Er du bruger af vores hjemmeside og samtidig hverken kunde, medlem, tidligere medlem eller bidragyder, opbevarer vi de oplysninger, som vi har registret via Google Analytics i op til 38 måneder fra seneste besøg.

10.7 Er du kunde hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til 5 år efter indeværende år fra dit sidste køb i henhold til bogføringsloven. 

10.8 Har vi købt personoplysninger og kontaktet dig med henblik på at blive medlem, gemmer vi dine oplysninger på ubestemt tid i det tilfælde, at du har frabedt dig at modtage markedsføringsmateriale eller blive kontaktet af Dansk Flygtningehjælp i det hele taget, så vi kan tage hensyn til dit ønske. Hvis vi ikke kommer i kontakt med dig, sletter vi dine data efter 24 mdr.  

11 Dine rettigheder

11.1.1 Du har ret til at få indsigt i de Personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt. 2.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

11.2 Berigtigelse og sletning 

11.2.1 Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende Behandling, sletning eller blokering af de Personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi  - af en eller anden grund - ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig. 

11.3 Begrænsning af Behandling

11.3.1 Du har – under særlige omstændigheder - ret til at få begrænset Behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af Behandlingen af dine Personoplysninger på drc@drc.ngo

11.4 Dataportabilitet 

11.4.1 Du har ret til at modtage dine Personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for dataportabilitet.

11.5 Indsigelsesret

11.5.1 Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor Behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår af nærværende Politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

11.6 Tilbagekaldelse af samtykke 

11.6.1 Hvis Behandlingen af dine Personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

11.6.2 Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at modtage salgsfremmende oplysninger og tilbud i almindelighed, herunder med almindelig post, e-mail, via SMS, telefonisk eller via andre elektroniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til drc@drc.ngo. Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at identificere dig selv. Bortset fra de almindelige kommunikationsomkostninger er dette gratis.

11.7 Du kan skrive til drc@drc.ngo for at gøre brug af én eller flere af ovenstående rettigheder. 

11.8 Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i det konkrete tilfælde - det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende behandlingsaktivitet.

12 Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive Personoplysninger

12.1 Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Det vil i nogle tilfælde være lovpligtigt eller et krav i henhold til en kontrakt, jf. Persondataforordningen artikel 13, stk. 2 (e). 

Hvis du ikke vil afgive de Personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som du efterspørger, gennemføre dine ordrer, oprette dig som bidragyder, indberette dine bidrag til SKAT etc. Nødvendige oplysninger i henhold til formålet for behandlingen, vil være markeret med * i de formularer på de hjemmesider, hvor vi indsamler dine personoplysninger.  

13 Brug af automatiske afgørelser/profilering 

13.1 Vi anvender automatiske afgørelser som led i vores direkte markedsføring. Det betyder, at vi anvender de almindelige Personoplysninger, som vi indsamler om dig, til at skabe en profil af dig. Logikken bag dette er som følgende: Vi anvender eksisterende data om vores bruger til at skabe en profil på bl.a. Facebook - en såkaldt indirekte profil, da vi ikke kan tracke brugerens aktivitet andet end, at vi kan annoncere indhold målrettet til brugeren. Vi har muligheden for at importere og eksportere data til og fra Facebook i form af navn, e-mail, telefonnummer og profil-id. Profil-id kan vi dog kun få ved såkaldte fundraisers, hvor brugerne på eget initiativ indsamler penge for Dansk Flygtningehjælp på Facebook. Det er ligeledes sådan, at engagement (like, kommentar, deling, videoview, signup) fra brugerne trackes internt af Facebook og giver annoncøren (os) bedre mulighed for at målrette vores indhold mod dem. 

14 Sikkerhed

14.1 I Organisationen er vores Behandling af Personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler Personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores Behandling af Personoplysninger til Databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

15 Klage til tilsynsmyndighed

15.1 Hvis du er utilfreds med vores Behandling af dine Personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

16 Opdatering af denne Politik

16.1 Dansk Flygtningehjælp er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af Personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af Politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af Politikken.

16.2 Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende Politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.

 

Denne Politik er seneste opdateret 21. august 2018